Lesezeit: ca. 12 Minuten · Aktualisiert: 19.10.2026
Gute Podcast-Gäste findest du, wenn du vorher festlegst, wen du suchst, passende Kandidaten gezielt recherchierst und sie mit einer kurzen, persönlichen Anfrage ansprichst, die den Nutzen für den Gast klar macht. Reichweite allein ist kein Kriterium: Entscheidend sind Relevanz für deine Hörer und ein Gespräch, das trägt. In diesem Artikel findest du 8 Schritte von der Suche bis zur Betreuung, Anfrage-Vorlagen, eine Gast-Vereinbarung und eine Checkliste. Wie du das Gespräch danach vorbereitest, steht im Artikel Podcast-Interview vorbereiten.
Warum sich gute Gäste lohnen
- Neue Perspektiven: Gäste bringen Erfahrungen und Geschichten mit, die du allein nicht hast.
- Zusätzliche Reichweite: Viele Gäste teilen ihre Folge in ihrem Umfeld. Das passiert aber nicht automatisch, bitte ausdrücklich darum.
- Glaubwürdigkeit: Fachleute und Praktiker geben deinem Podcast Substanz.
- Abwechslung: Gesprächsformate halten Folgen lebendig, wenn du sie mit Solofolgen mischst, siehe Podcast-Format finden.
Gäste finden und gewinnen in 8 Schritten
1. Das Gästeprofil festlegen
Bevor du jemanden anschreibst, kläre, was der Gast deinem Podcast und deinen Hörern bringt. Nicht jeder bekannte Name passt, und ein Gespräch ohne Verbindung wirkt unpersönlich. Prüfe jeden Kandidaten mit diesen Fragen:
| Kriterium | Frage |
|---|---|
| Thema | Passt die Person inhaltlich zu Mission und Zielgruppe? |
| Geschichte | Kann sie Erfahrungen, Fehler oder Wendepunkte erzählen, nicht nur Fachwissen? |
| Gesprächsstil | Hat sie Podcast-, Vortrags- oder Interviewerfahrung? Antwortet sie anschaulich? |
| Nutzen für Hörer | Was nehmen Hörer konkret aus dem Gespräch mit? |
| Passung zum Format | Eignet sie sich für dein Format (Interview, Panel, Reportage)? |
| Verfügbarkeit | Passen Zeitfenster und Technik (remote oder vor Ort)? |
Schreibe eine Wunschliste mit 10 bis 20 Namen in drei Gruppen: realistisch (Menschen mit ähnlicher Reichweite oder aus deinem Umfeld), anspruchsvoll (etwas größere Namen) und Traumgäste. Fange mit der ersten Gruppe an. Ideen für Gesprächsthemen bietet der Artikel Podcast-Ideen finden.
2. Passende Gäste finden: Quellen im Überblick
| Quelle | So gehst du vor | Geeignet für |
|---|---|---|
| Eigenes Umfeld | Kollegen, Kunden, Partner, Bekannte mit Expertise | Erste Folgen, Übung im Gespräch |
| Hörer und Community | Aufruf in der Folge oder im Newsletter, Empfehlungen sammeln | Authentische Perspektiven, Praxis |
| Empfehlungen von Gästen | Am Ende jedes Gesprächs fragen: „Wen sollte ich noch einladen?“ | Stetiger Nachschub |
| Fachmedien und Veranstaltungen | Autoren, Referenten und Aussteller zu deinem Thema | Experten, Autoren |
| Andere Podcasts | Gäste in ähnlichen Folgen, Gastauftritte tauschen | Menschen mit Mikrofon-Erfahrung |
| Soziale Netzwerke | LinkedIn, Fachgruppen, Branchenforen mit Stichwortsuche | Fachpersonen, Praktiker |
| Vermittlungsplattformen | Plattformen, die Podcaster und Gäste zusammenbringen, etwa Podmatch | Zusätzliche Suche, Auswahl vorab prüfen |
Plattformen ersetzen keine Recherche: Prüfe immer, ob Angebot, Sprache und Zielgruppe passen. Für regionale Themen helfen lokale Medien und Vereine, siehe Lokale Podcasts, für Fachthemen Fach- und Bildungspodcasts.
3. Beziehungen aufbauen, bevor du fragst
Viele gute Gäste entstehen aus echtem Kontakt, nicht aus Kaltakquise. Kommentiere sachlich Beiträge der Person, teile ihre Inhalte mit eigenem Gedanken, besuche dieselben Veranstaltungen und stelle erst dann die Anfrage. Wichtig: Es geht nicht darum, Kontakt vorzutäuschen, sondern einen Anlass für die Anfrage zu haben. Wie du ein Netzwerk aufbaust, zeigt der Artikel Networking für Podcaster.
4. Die Anfrage schreiben
Du hast oft nur eine Chance, deshalb muss die erste Nachricht kurz, persönlich und konkret sein. Der Aufbau:
- Bezug: Ein konkreter Anlass, etwa ein Beitrag, ein Buch oder ein Auftritt der Person
- Warum sie: Was ist für deine Hörer an ihrer Perspektive besonders?
- Dein Podcast in zwei Sätzen: Thema, Zielgruppe, Format
- Der Rahmen: Dauer, Aufnahmeart (remote oder vor Ort), Zeitraum
- Der Nutzen für den Gast: Sichtbarkeit bei der Zielgruppe, Verlinkung, Audio- und Textausschnitte zur Weiterverwendung
- Nächster Schritt: Eine einfache Rückfrage oder ein Terminlink
Zu allgemein, besser so
Zu allgemein: „Hallo, ich mache einen Podcast über Erfolg und Motivation. Hättest du Lust, Gast zu sein?“
Vorlage: Erste Anfrage an einen Gast
Betreff: Gesprächsanfrage: [Thema] für den Podcast „[Name]“
Hallo [Name],
in deinem Beitrag/Auftritt „[Titel]“ hast du erklärt, wie [konkreter Aspekt]. Das hat mich beschäftigt, weil [Grund].
In „[Podcastname]“ sprechen wir mit [Zielgruppe] über [Thema]. Deine Sicht auf [Aspekt] wäre für unsere Hörer besonders wertvoll, weil [Nutzen].
Das Gespräch dauert etwa [Zeit] und findet online statt, Termin nach deinem Kalender. Ich bereite mich vor und schicke dir vorab den Themenrahmen. Auf Wunsch stelle ich dir nach der Veröffentlichung Ausschnitte für deine Kanäle bereit.
Hast du Interesse? Dann schicke ich dir gern einen Link zur Terminbuchung.
Viele Grüße
[Name, Link zum Podcast]
5. Nachfassen und mit Absagen umgehen
- Nachfassen: Nach 7 bis 10 Tagen eine kurze Erinnerung, möglichst mit neuem Aufhänger (neue Folge, neuer Beitrag der Person). Maximal ein- bis zweimal.
- Absage: Bedanke dich, frage, ob du zu einem anderen Thema oder später erneut anfragen darfst, und bitte um einen Namen, den die Person empfiehlt.
- Keine Antwort: Kein Signal gegen dich. Wechsle den Kanal nur, wenn er zur Person passt, sonst gehe zum nächsten Namen auf der Liste.
- Zielgröße: Plane mit mehreren Anfragen pro Gast-Platz. Quoten hängen stark von Nische und Reichweite ab, miss deine eigene.
6. Es dem Gast leicht machen: Einladung und Bestätigung
Je klarer der Ablauf, desto eher sagen Gäste zu und desto besser läuft das Gespräch. Biete von Anfang an:
- Einen Terminlink oder zwei bis drei konkrete Vorschläge
- Einen kurzen Überblick: Dauer, Thema, Technik, Veröffentlichungstermin
- Hinweise für Remote-Aufnahmen: Kopfhörer, ruhiger Raum, Link zur Software, siehe Virtuelle Interviews und Remote-Aufnahmen
- Den Themenrahmen, die vollständige Fragenliste nur auf Wunsch
- Eine klare Information, was nach der Folge passiert: Link, Ausschnitte, Dank
Vorlage: Bestätigung nach der Zusage
Betreff: Bestätigt: Gespräch am [Datum] für „[Podcastname]“
Hallo [Name],
danke für deine Zusage! Hier die Eckdaten: [Datum, Uhrzeit], etwa [Dauer], online über [Plattform/Link]. Themenrahmen: [Block 1], [Block 2], [Block 3]. Bitte plane einen ruhigen Raum und Kopfhörer ein.
Zur Veröffentlichung: Die Folge erscheint voraussichtlich am [Datum]. Ich schicke dir vorab den Link. Sind wir uns einig, dass die Folge und kurze Ausschnitte daraus für Social Media und Newsletter genutzt werden dürfen?
Bei Fragen melde dich jederzeit.
Viele Grüße
[Name]
7. Rechte und Vereinbarung klären
| Punkt | Was du klärst |
|---|---|
| Aufnahme und Veröffentlichung | Einverständnis zur Aufnahme und zur Veröffentlichung der Folge |
| Weiternutzung | Ausschnitte, Transkript, Blogartikel, Social Posts, siehe Content-Recycling |
| Zitatfreigabe | Freigabe bei persönlichen oder vertraulichen Aussagen |
| Schnitt | Kürzungen möglich, keine sinnentstellenden Änderungen |
| Honorar | Üblicherweise keines, bei Fachleuten mit Honorar vorab klären |
| Rückzug | Was gilt, wenn der Gast später nicht mehr veröffentlicht sehen will? |
| Datenschutz | Umgang mit personenbezogenen Daten, Orientierung bietet die Datenschutzkonferenz |
Halte das Einverständnis schriftlich fest, zum Beispiel per Antwort-Mail. Das ist keine Rechtsberatung. Bei Honorar, prominenten Namen oder Sponsoring lohnt eine rechtliche Prüfung.
8. Nach dem Interview: Beziehung pflegen
- Danke sagen: Am selben oder nächsten Tag, persönlich.
- Link und Material schicken: Veröffentlichungslink, Ausschnitte, Grafik oder Zitat zum Teilen.
- Verlinken und markieren: In Shownotes, Social Posts und Newsletter.
- Ergebnisse teilen: Wenn Zahlen vorhanden sind, mitteilen, aber nur belegte Werte nennen.
- Kontakt halten: Zu Anlässen melden, Empfehlungen erfragen, später wieder einladen.
Nutzt du Gespräche auch für Presse oder Reichweite, bietet der Artikel Journalisten kontaktieren weitere Ideen, bei Kooperationen mit anderen Podcasts der Artikel Kooperationen mit anderen Podcastern.
Wenn ein Gast absagt: Plan B für Ausfälle
- Solo-Folge bereithalten: Halte ein bis zwei Themen für eine kurzfristige Solofolge in der Schublade.
- Vorrat anlegen: Plane Gesprächsfolgen früh und produziere Puffer, siehe Podcast-Management.
- Ersatzgast: Lege dir eine Reserveliste mit Menschen an, die kurzfristig können.
- Termin verschieben: Bei Krankheit oder Technikproblemen früh neuen Termin anbieten.
Heikle Situationen im Gespräch besprichst du im Artikel Schwierige Gäste leiten und Gespräche moderieren, mehrere Gäste gleichzeitig im Artikel Panel-Diskussion im Podcast.
Häufige Fehler bei der Gästesuche
- Nach Bekanntheit statt nach Passung auswählen
- Allgemeine Anfragen ohne Bezug und ohne Nutzen für den Gast
- Massenanfragen mit Vorlage ohne Anpassung
- Kein Terminlink, keine Angaben zu Dauer und Technik
- Einverständnis zur Weiternutzung erst nach der Aufnahme klären
- Gast nach der Folge nicht informieren und nicht verlinken
- Keine Ersatzlösung bei Absage
Checkliste: Gästesuche
- ☐ Gästeprofil mit Kriterien festgelegt
- ☐ Wunschliste mit 10–20 Namen in drei Gruppen angelegt
- ☐ Quellen ausgewählt (Umfeld, Community, Empfehlungen, Fachmedien)
- ☐ Anfrage-Vorlage angepasst und pro Person personalisiert
- ☐ Terminlink und Kurzbeschreibung des Ablaufs bereit
- ☐ Nachfass-Termin notiert
- ☐ Einverständnis zu Aufnahme und Weiternutzung geklärt
- ☐ Reserveliste und Solo-Thema für Ausfälle vorhanden
- ☐ Dank, Link und Ausschnitte nach der Folge versendet
FAQ: Häufige Fragen zur Gästesuche
Wie finde ich passende Gäste?
Über dein Umfeld, Hörerempfehlungen, Fachmedien, Veranstaltungen, andere Podcasts und Netzwerke wie LinkedIn. Starte mit Menschen, die du realistisch erreichst, und lass dir von Gästen weitere Namen empfehlen.
Wie spreche ich Gäste am besten an?
Kurz, persönlich und mit Bezug auf einen konkreten Beitrag oder Auftritt. Erkläre, warum gerade diese Person für deine Hörer wertvoll ist, und nenne Dauer, Ablauf und Nutzen.
Wie vermeide ich Absagen?
Vollständig vermeiden lassen sie sich nicht. Du senkst die Quote mit klarer Passung, persönlicher Anfrage, einfachem Ablauf und einem Terminlink. Viele sagen ab, weil sie nicht wissen, was sie erwartet.
Soll ich Gäste bezahlen?
Meistens nicht, viele Gäste kommen wegen der Sichtbarkeit. Bei Fachleuten, die Honorar nehmen, kläre das vorab und halte es schriftlich fest. Bei bezahlter Platzierung gelten Kennzeichnungspflichten.
Wie viele Gäste sollte ich pro Monat einplanen?
Das hängt von Format und Kapazität ab. Plane lieber wenige, gut vorbereitete Gespräche als viele halbherzige. Ein Vorrat von zwei bis drei Folgen schafft Ruhe.
Wie überzeuge ich bekannte Persönlichkeiten?
Mit sorgfältiger Vorbereitung, konkretem Nutzen für die Person und einer sauberen Aufnahme. Frage über gemeinsame Kontakte oder Veranstalter an und mache es einfach, zuzusagen.
Was mache ich, wenn ein Gast kurzfristig absagt?
Verschiebe den Termin oder bringe eine vorbereitete Solofolge. Eine Reserveliste und ein Vorrat verhindern Lücken im Rhythmus.
Fazit: Gästegewinnung ist Beziehungsarbeit
Wer weiß, wen er sucht, persönlich anfragt und es dem Gast leicht macht, bekommt bessere Gespräche. Starte mit dem Gästeprofil und der Wunschliste, schicke diese Woche die ersten drei Anfragen. Nächster Schritt: Bereite das Gespräch vor mit dem Artikel Podcast-Interview vorbereiten. Wie du es dann führst, steht im Artikel Interview-Techniken für Podcaster.
